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Reuniones Efectivas
Por Inter Staff Consulting Publicar: 04/12/2010
En la actualidad es común que gran parte de nuestro tiempo dentro de una organización sea participando en reuniones; se hacen reuniones de planteamiento de objetivos, de revisión de avances, reuniones para comunicar, etc. Lamentablemente en muchos casos concluimos una reunión con la sensación de haber perdido nuestro tiempo.
A continuación les hago algunas recomendaciones para mejorar la efectividad de nuestras juntas y reuniones:
1) Plantee un objetivo específico.- Al comunicar la reunión siempre es recomendable comunicar el objetivo y los puntos a tratar con el mayor detalle posible, esto ayudará a que los asistentes estén preparados con información, así podrán participar y contribuir al objetivo de la reunión de una mejor forma.
2) Sea Puntual.- Establezca tanto horarios de inicio como de término de la reunión. El problema de muchas reuniones es que se consume demasiado tiempo de los asistentes y eso genera malestar en el grupo. El iniciar una reunión a tiempo muestra respeto a los participantes, sobre todo a los puntuales y generará una dinámica de puntualidad a sus demás reuniones, lo mismo que finalizar de manera puntual le permitirá al grupo organizar de mejor forma sus actividades.
3) Genere un buen clima interno.- Promueva la participación de los asistentes, esto le permitirá tener otros puntos de vista y enriquecerá la toma de mejores decisiones. Fomente la intervención de aquéllos participantes con mayor experiencia en el tema tratado, esto enriquecerá los resultados.
4) Concrete Resultados.- No hay peor experiencia que salir de una reunión de varias horas sin un resultado concreto o compromiso específico. Nunca concluya una reunión sin haber definido resultados y si es necesario un plan de acción concreto con fechas y responsables de llevarlo a cabo. Es muy importante dar seguimiento a los proyectos y compromisos ahí establecidos. esto motivará a los asistentes a involucrarse en el logro de resultados.
5) Evalúe resultados.- No tenga miedo a la retroalimentación. Al concluir la reunión haga un proceso de retroalimentación de la reunión, no solo del tema, instalaciones y del moderador, hágalo también del nivel de participación del grupo, del clima generado, del nivel de contribución individual y de los resultados.
El que una reunión se logre bajo los términos esperados es responsabilidad de todos los asistentes y en beneficio de los objetivos.
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